Как собрать солд-аут на мероприятии для своего бренда

По словам Дианы, к организатору чаще всего приходят не с пустыми руками, а с готовой идеей. Пример из практики — маркет в стиле ночного рынка, куда собрали локальные бренды. Идея звучит эффектно сама по себе, но дальше начинается работа по её «докручиванию»: как это будет выглядеть, в какой цветовой гамме, что должно происходить на площадке.

Диана поясняет, что даже выбор площадки может стать источником новых решений. В её примере с ночным рынком площадка — это парковка, но рядом есть ещё и улица, и вопрос «что мы можем сделать там» тоже становится частью идеи. Организатор на этом этапе задаёт вопросы про свет, звук, подключение и партнёров — и клиент получает ответы на вопросы, которые у него ещё даже не возникли, а не сталкивается с ними в день монтажа.

«Кроме идеи есть ещё реализация, а она — как айсберг: сверху видно верхушку, а внизу — согласования с площадкой, время заезда и выезда, откуда заносить оборудование, какая нужна мощность и какая громкость допустима», — объясняет Диана. Именно эти невидимые детали организатор закрывает ещё на этапе формирования идеи.

Есть и часть работы, которую не видят ни клиент, ни партнёры, ни гости, — форс-мажоры и нестандартные ситуации. Организатор решает их по ходу подготовки и самого мероприятия, оставаясь за кадром.

Диана советует не бояться реализовывать идеи и не откладывать их «на потом» на годы. Первое время может казаться, что с идеей вы остаётесь один на один — есть вы, ваш проект и, может быть, площадка, а больше никого. Но, по её словам, стоит сразу быть готовой: не всё получится с первой попытки. Так, например, случилось с первой версией их маркета, который изначально планировался на другой площадке.

Идею и само мероприятие бросать не стоит — нужно продолжать о нём рассказывать: в соцсетях, на живых встречах, всем, кто готов слушать. По опыту Дианы, под искреннюю идею всегда находятся партнёры и клиенты — и таких людей и компаний обычно оказывается больше, чем кажется на старте.

Диана отмечает, что чаще всего партнёры присоединяются к проекту не в последний момент, а уже на этапе, когда о мероприятии начинают рассказывать. На старте от партнёра нужна в первую очередь информационная поддержка и готовность заявить о событии публично. Часть партнёров команда находит и через прямые обзвоны по базе — такие обзвоны тоже берёт на себя команда.

Диана перечисляет, какой сервис «Столица ярких событий» заранее продумывает для партнёров: выезд на площадку, передача всех технических характеристик под стенды, сопровождение всех договорённостей — например, если партнёр выступает спикером, ему заранее присылают программу, место и время, где переодеться и когда можно порепетировать.

«В моменте мы просто по-человечески поддерживаем: привозим со своего склада реквизит на случай, если партнёру не хватит ткани, стула или чего-то ещё, помогаем расставить декор, подсказываем, как будет лучше», — рассказывает Диана. По её словам, часть партнёров в итоге обращается к «Столице» напрямую за изготовлением стенда или фотозоны для мероприятия — просто потому что команда уже понимает контекст и специфику их бренда.

Помимо маркетов, «Столица ярких событий» делает мероприятия под разные задачи бренда: выставки, презентации, дни рождения бренда — события, которые работают на маркетинг и делают контакт с клиентом теплее.

Ещё одно направление — события для лояльности внутри команды: корпоративы, выездные тимбилдинги, профессиональные и государственные праздники, частные праздники. А для свадеб у компании есть отдельный бренд «Айвори», который 10 лет организует церемонии по всей области, включая выезды на Байкал.